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Logistique


Accueil

- Remise de document classé par ordre alphab.
- pause par Artisans du Monde
- inscription aux ateliers
  • Tout le monde :

Pochette avec
- badge
- papeterie (stylo)
- programme+résumés
- doc partenaires (ville, marenostrum, Tela)
- plan du site et infos pratique
- Livret
  • Organisateurs

- T-Shirt pour organisateurs
- fiche infos pour bénévoles
  • Conférenciers

- fournir un descriptif de leur atelier
- préciser leur besoin matos et orga de salle (tableau, feuille, retroproj, internet, tlé, portable)
- préciser les conditons de participation (frais, gratuité, fiche facture)
- nom de la personne à qui ils peuvent se reférer
- prévoir une alternative!
  • Hall avec :

- Pancarte ou tableau avec horaire + plan
- Banniere avec le thème de l'évènement
- Publicité des participant et commanditaires sur une table
- posters
- Animation des pauses

Animation

1) Un président d'honneur ?
2) Un ou 2 maitre de cérémonie (présentation des gens, horaire, évènement, programme, animation pléniere, remerciements)
3) Des personnes pour présenter les personnes ressources d'ateliers
4) Des bénévoles (membre du comité d'orga ? étudiants ?)
- accueillir
- présenter conférenciers
- résumer les ateliers (fiches actions)
- Photographies souvenirs et protocolaires
--> Pour l'orga matérielle, l'installation des exposants, l'accueil et l'information, le repas et pauses.
Les identifier! : T-Shirt ?
Les réunir : créer une ambiance groupe et préciser des aspect de l'orga (voir doc)

Orga matérielle

  • Pauses

- par Artisans du Monde
- poster et grilles cadies
- .. tables pour encart
- .. table pour prospectus
- 3 grilles pour Art M.
- 20 grilles pour posters
  • Salle principale

- bannieres
- posters
- ordi portable et périfériques
- camera
- connection Internet
- appareil photo
  • Salles ateliers

salle 7.02, 5.02, 5.20
salle 7.02, polytech 11, polytech 12
- penser à choper un badge pour ouvrir les salles !
- ordi portable et périfériques
- branchement internet !
- rétroprojecteur

- tableau magnétique, crayons, nétoyants, gomette, ruban isolants, grille cadies, rallonge, fils de reseautage, déco, plantes, expo photos, etc...
- cadeau pour les participants
- petite caisse
- salle de réunion pour les organisateurs, salle de pause
- bac a recyclage
- verre bouteille pour les participants et animateurs

Comité Orga

Coordonnateur, Trésorier, responsable technique ( budget, logistique, commandites, sécrétariat..)
Décider de la formule de l'évènement
Etablir un budget
Echéancier global avec des responsables à chaque étape : date réunion et événement, tombées (confirmation animateurs, inscription, etc)
Prévoir horaire détaillé
Disponibilité des personnalités
Quels actes pour l'évènement
Fiches infos pratiques (négocier les prix)
Rendu des évaluations ?