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Passation 2023 congé parental


Prise en main des outils

  • thunderbird : adresse contact, adresse de pauline. Y intégrer les adresses de Lisa et Aurélie pour faciliter le suivi
  • mailchimp : pour envoyer les newsletters à toutes les personnes inscrites à notre NL. Pour s'inscrire à la NL, il faut soit passer par le site ODS : en l'indiquant dans les infos de profil ; ou en passant par un lien direct : http://eepurl.com/gwvHoT. Info : demander le code de verification via mail avec l'adresse contact, ne pas utiliser le code par sms
  • sendinblue : pour envoyer des NL autres (groupes de travail, relais, répondants à des questionnaires...). Plusieurs listes de contacts ont été crées, bien s'assurer des listes à selectionner avant envoi !
  • canva : dans l'équipe de TB, avec le compte ODS ou le compte d'aurélie. Il existe un dossier ODS (projets / dossiers / ODS) contenant la charte graphique, les couleurs, les polices, les éléments graphiques et les outils de communication. Pour usage interne sauf le dossier relais qui peut être partagé (mais vérifier avant que ça fonctionne bien et donner les consignes avant utilisation : dupliquer avant de modifier les docs !)
  • fillezilla : outil pour stocker des fichiers sur le serveur d'ODS. Demander à Vero ou Julien de les mettre pour toi et te donner le lien plutot (si c'est ok pour eux).
  • Trello : je l'utilise pour noter les choses à faire ou à modifier pour "quand j'aurais le temps". Ca vaut le coup d'aller voir pour t'aider dans l'animation.

Les comptes et mots de passes utiles pour ODS : sont enregistrés sur la session thunderbird d'Aurélie, backup (non mis à jour) sur le bureau de l'ordi d'Aurélie (rafflesia)
Tout les compte-rendus de réunions concernant ODS sont consignés ici: https://www.tela-botanica.org/wikini/ObservatoireDesSaisons/wakka.php?wiki=AgendaODS
=> penser à faire un CR pour chaque réunion, et envoyer le lien à equipe@tela-botanica.org pour info et suivi
S'il s'agit de réunions "stratégiques" ou qui concernent Tela (interne), les mettre dans le wiki de Tela plutôt, dans la rubrique "autres réunions"

Documents utiles

Convention relais ODS : https://docs.google.com/document/d/1UfhL715dHtOj_z5qTdIBnBbCxw5cBQ_4hjkbg-cjx5o/edit
Convention déclinaison ODS (à finaliser selon le CR suivant dans le wiki TB) : https://docs.google.com/document/d/1cexin5q5db_HVAmfyYAJDplADanla7nu/edit
Convention prêt de l'expo "Climat et biodiversité, c'est chaud" : https://docs.google.com/document/d/10v65vdtk2erEo9HhvH5L0OjEIYMVyumR/edit

Du contexte à lire côté Tela :

Histoire de Tela par Daniel Mathieu lors de son départ de présidence : https://docs.google.com/document/d/1eFkOQOmgaNoh19E7ifgpVfNrWcRJ7P3k2grJVPh7Ljs/edit

Te former :

> ce rapport est un peu vieux, mais permet de voir tout ce qui existe autour d'ODS. A compléter avec le rapport *Ma solution pour le climat* qui devrait être rédigé en janvier 2023. *Sophie* pourrais-tu mettre le lien ici à l'occasion ?

Pour m'aider à mon retour :)

  • mettre l'adresse contact en copie pour faciliter le suivi des différents dossiers : ce sera plus facile pour moi de trouver les infos par la suite
  • indiquer dans un doc (où tu veux : dans le doc des objectifs, ton wiki, ce wiki... au plus simple pour toi) où tu en es, ce qui est fait ou ce que tu n'as pas eu le temps de faire (pas de pression, je prendrais le relais)
  • utiliser ma session d'ordi car tous les elements y sont stockés en local : ce sera + facile pour toi de t'y retrouver et ça évite d'éparpiller les docs
  • utiliser le compte ODS pour canva, plus facile pour retrouver les différents design
- bien penser à stocker les CR dans les wiki (et les nommer de façon à ce que je les retrouve facilement)

Actions récurrentes à faire tout au long de l'année :

  • lettre d'actu tous les 2 mois avec mailchimp : Faire la lettre de février à faire d'ici le 5 février en te basant sur les campagnes précédentes. Historiquement, on utilisait ce dossier drive pour compiler des idées, à voir ce qui semble le plus simple. Idées d'élements à partager dans cette lettre : rappel du bilan synthétique (cf la campagne de décembre) en y mettant le lien de l'actu ODS sur le sujet, bien développer la partie "à observer" pour préparer au lancement des observations, CR ODS Occitanie (version grand public)
  • Lettre de Printemps en mars de chaque année. Se baser sur ces docs : bilan 2020/2022 et le canva associé. Le document le + à jour étant celui du bilan synthétique puisqu'il a été publié.
  • Gestion de la boite mail contact@obs-saisons.fr
  • Actus sur les site de l'ODS
  • Animations des RS (Page et groupe Facebook + Twitter)
  • Suivi Presse: mettre à jour la revue de presse dans ce wiki
  • Suivi des inscrits sur lekit de formation ODS (plateforme Tela Formation), répondre aux messages sur les forums (on ne reçoit pas de notifs de la plateforme pour les nouveaux messages sur les forums, penser à y faire un tour régulièrement) / voir le wiki de ce kit sur l'intranet de Tela : http://tela-botanica.net/intranet/wakka.php?wiki=MooC
  • Suivi des Relais ODS
  • Représentation Observatoire citoyen TEMPO (a priori, se fera en fin d'année 2023) : chaque année, nous faisons un bilan de 5 - 10 lignes commun avec le Crea, qui anime Phénoclim, pour les coordinateurs de TEMPO. Nous participons au COPIL pour représenté l'Observatoire citoyen de TEMPO. Notre objectif au sein de ce collectif est de :
    • faire du lien avec les autres observatoires, voir comment nous pourrions aussi proposer nos méthodes pour leur apporter une touche citoyenne,
    • voir comment faire évoluer l'ODS grâce à ce collectif (enveloppes TEMPO et appui scientifique)
    • apporter à Tela Botanica un appui scientifique dans le domaine de la phénologie plus largement que par l'ODS. 
Voire les derniers CR.

Calendrier global des actions à mener en 2023 : lien à Màj Sophie ?

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1N6ajZhUdYu0OWyjD0vBV2-ipHjVvvNNbn6nn-_Qh5ig/edit#gid=1885751233

Les premières actions qui permettent de mettre les mains dans le cambouis :
  • faire une actu sur le site de Tela avec le bilan synthétique ODS (à faire avant le 5 février) qui a été diffusé dans la NL de décembre (il doit y avoir un tuto pour t'assurer que tu n'as rien oublié)
  • préparer la prochaine NL sur mailchimp (semaine du 30 janvier)
  • répondre aux observateurs : j'ai bcp de retard dans les mails aux observateurs sur l'adresse contact ! Tu peux commencer par te focaliser sur les personnes qui nous ont contacté pour l'expo ODS. J'avais commencé à les recenser ici. Tu peux compléter le doc avec les mails reçus depuis (étiquette 5 / "Emprunt expo" via thunderbird) et leur répondre (cf la page wiki "réponses types mails").
  • mettre à jour des relais : nous avons un nouveau relais (mail reçu sur l'adresse contact le 20/01 par Loris Leali qui te permet de mettre en place tout le processus pour valider le relais. Voici les différentes étapes :
    • Pour le suivi, il faut : envoyer la convention signée à Christine pour qu'elle la fasse signer par Chrisophe ;
    • indiquer les infos dans le doc de suivi des relais (sheet sur le drive de Tela appelé "Suivi Relais ODS")
    • mettre le relais sur la carte des relais avec les infos de contact : http://umap.openstreetmap.fr/fr/map/relais-tela-botanica_197847#6/46.717/4.878
    • confirmer au relais qu'on a bien pris en compte la demande, qu'ils sont bien sur la carte relais, les encourager à écrire un article pour présenter leurs actions et leur volonté de faire ODS par ex (plein de formats possible selon ce qu'ils préfèrent, ils peuvent faire un retour d'une sortie, présenter leur programme ODS à venir...). Certains relais ont besoin d'un accompagnement, ils peuvent avoir besoin d'un appel telephonique pour comprendre un peu comment ça fonctionne.

Actions 2023 (non exhaustif, voir le détail dans la planif) :


  • Relais ODS :
    • envoyer une copie de la convention des relais classiques à Johan Mayer (dir URCPIE) suite à mon rdv tel avec lui du 13/01 (cf le CR)
    • relancer les conventions en début d'année dont les déclinaisons : voire page wiki dédiée aux déclinaisons
    • se servir des google alerts reçus pour proposer de nouvelles conventions. Par ex, le département de la Nievre a fait une actu qu'on a reçu via les google alerts en janvier (retrouver le mail en question reçu le 4 janvier sur l'adresse d'Aurélie) qui indiquait qu'ils faisaient de l'ODS. Trouver un contact et leur proposer d'officialiser ce relais par une convention gratuite et les encourager à nous envoyer les infos pour qu'on puisse les relayer sur le site et dans les NL.
    • finaliser la rédaction de la convention des déclinaisons (Sophie ?) pour pouvoir la signer avec AI (et URCPIE ? voir si besoin d'une convention tripartite ou si c'est "juste" AI et TB)