Qu’est-ce qu’un projet ?

Tout savoir sur l'espace de travail collaboratif
Leucanthemum vulgare Lam. et une Mélitée orangée par Edith Reuzeau, licence CC BY-SA

Introduction

De nombreux projets sont actifs sur le site de Tela Botanica. De manière théorique, un projet est un espace où l’on peut échanger sur une thématique liée à la botanique. Pour faciliter ces échanges, différents outils collaboratifs sont mis à disposition : une liste de discussion/forum, un wiki, un espace document etc.

Plus concrètement, il existe plusieurs niveaux de projets :

  • les espaces d’échanges et de discussion  Ces projets, dont l’outil de prédilection est le forum, regroupent un grand nombre de participants et vous permettront d’échanger des messages sur des questions diverses et variées.
  • les projets de création collaborative. Les projets de Tela Botanica visent à produire des oeuvres collectives qui seront ensuite diffusées librement sur le site de Tela Botanica. Coordonnés par un membre du réseau, les outils collaboratifs mis à la disposition des projets prennent ici tous leur sens : ils facilitent la mise en commun de données.

S'inscrire à un projet

Bien choisir son projet

Choisir son projet ne s’improvise pas. Pour éviter de vous retrouver rapidement envahis de mails qui ne vous intéressent pas, prenez le temps d’identifier chaque projet : quelle est la thématique ? Combien y a-t-il de participants ? Quelle est la fréquence des messages ? Autant de questions qui vous permettront de cerner « votre projet idéal ».

A l’inverse, demandez-vous quelle participation vous souhaitez avoir. Échanges d’expériences ? Les espaces d’échanges sont faits pour vous… Réalisation collective d’une base de données, d’une carte ? Dirigez-vous plutôt vers les projets de création collaborative… A noter que vous pouvez aussi proposer un projet et le coordonner.

Attention :
Pour participer à un projet il faut être inscrit au réseau Tela Botanica et identifié.
Pour plus d’information sur ces points, consultez l’aide en ligne.

Rejoindre un projet

Une fois que vous avez trouvé le projet qui vous intéresse, il faut vous y inscrire. Pour cela, sur la page du projet il suffit de cliquer sur « Adhérer à ce projet ».

Si le projet possède un forum vous pouvez recevoir les échanges par email, rendez-vous sur l’onglet forum et  cliquez sur  « S’abonner ».

Participer

Une fois inscrit, envoyez un message au forum pour que les autres participants soient prévenus de votre arrivée. Vous pouvez préciser les aspects du projet qui vous intéressent et éventuellement comment vous envisagez votre participation.

Se désinscrire

Pour vous désinscrire d’un projet rendez-vous dans l’espace projet. Cliquez sur le projet duquel vous souhaitez vous désinscrire puis cliquez sur « Quitter le projet ».
NB : la page « Mes projets » de votre espace personnel vous permet de retrouver facilement les projets auxquels vous êtes inscrit.

Utiliser les outils

Les espaces projets proposent plusieurs outils web pour faciliter le travail en collaboration.

Wiki

Par l’onglet « wiki » de l’espace projet vous avez accès à un espace collaboratif de travail que vous pourrez utiliser à votre guise pour vous organiser : à tout moment vous pouvez y écrire, ajouter ou transformer une page ; ce que vous aurez validé sera immédiatement en ligne, donc communiqué à toutes les personnes qui se rendront sur le wikini.

Un Wiki est un système d’édition interactif permettant à plusieurs personnes de rédiger un document collectif sur Internet. Ils se déclinent en de nombreuses distributions (openWiki, PhpWiki…). YesWiki est la distribution adoptée par Tela Botanica.

Comment utiliser le wiki ?
Consultez la documentation utilisateur de wikini.net

Porte-documents

L’onglet « porte-documents » renvoie vers un porte-document qui peut stocker vos fichiers (documents texte, tableau, fichiers pdf, images) afin de les rendre accessibles aux autres participants du projet.

Comment déposer un document ?
Glissez/déposez votre document au milieu des autres dans le dossier souhaité.

Comment créer un dossier ?
Pour créer un nouveau dossier déposez votre document sur la zone « nouveau dossier ».

Liste de discussion (Forum)

L’onglet « forum » permet d’accéder aux messages échangés par les participants au projet.

Comment écrire dans le forum ou liste de discussion ?

  • Ecrivez directement sur l’espace forum.
  • Utilisez votre logiciel de mail et envoyez un message à l’adresse indiquée sur la page.

Les questions qui sont posées sur le forum sont envoyées à tous les participants qui ont choisi de s’abonner à celui-ci.

Comment lire les messages du forum ?
Pour chacun des projets auxquels vous êtes inscrit, vous avez la possibilité de contrôler la fréquence de remise des mails :

  • Messages individuels. Les messages sont déposés un à un dans votre boîte de réception. Cette option est préférable si vous souhaitez rester informé instantanément des toutes dernières publications. Dans l’espace projet, cliquez sur « S’abonner » (dans l’onglet forum).
  • Message groupé. Les messages sont remis par lots. Cette option est idéale si vous souhaitez recevoir moins de mails. Pour souscrire envoyez un message vide à l’adresse nomprojet-digest-subscribe@tela-botanica.org (exemple : determination_plantes-digest-subscribe@tela-botanica.org)
  • Pas de mail/Web uniquement. Choisissez cette option si vous préférez lire les messages sur l’espace projet uniquement, dans l’onglet « forum ». Dans l’espace projet,  Ne cliquez par sur « S’abonner »  (onglet forum).

Règles de savoir-vivre et de bonne conduite

Règles concernant les forums (listes de Discussion)

  • Les débats doivent se faire dans le respect des personnes et des idées. Les violences verbales, les débats stériles, etc. sont à bannir des forums. La richesse de Tela Botanica tient à la diversité des compétences de ses participants et à la diversité de leur niveau dans les différents domaines. En plus des échanges pointus entre spécialistes, chacun doit avoir le souci d’être clair et pédagogique, et de donner envie au plus grand nombre d’en savoir plus.
  • Limitez-vous à des messages qui portent sur l’objet du forum, et demandez-vous toujours s’ils apportent une contribution significative au débat, sachant que trop de messages tuent les messages. Ne nourrissez pas les trolls. Sinon, vous pouvez bien sûr utiliser l’adresse personnelle de quiconque pour lui répondre, dans la limite de la politesse et du savoir-vivre.
  • De manière générale, une question posée dans le cadre d’un forum aura une réponse via ce forum. Cependant, en cas de réponse plus personnelle, il faudra utiliser l’adresse personnelle du destinataire du message.
  • Il est très vivement recommandé d’envoyer les courriels en Texte Brut uniquement (et non pas en format HTML) : cela permet d’éviter l’envoi de certains virus, et cela économise du temps de téléchargement. Pensez à bien configurer votre logiciel de courrier électronique.
  • Il est très vivement déconseillé de transmettre des fichiers via les forums (images ou documents). Certains de nos forums interdisent l’échange de fichier joints. Invitez plutôt vos abonnés à visiter vos pages Web, ou envoyez les fichiers aux adresses personnelles de personnes intéressées (mais toujours avec leur accord). Dans tous les cas, les messages envoyés à un forum ne doivent pas excéder les 50 Ko.
  • La publicité abusive est strictement proscrite. Vous pouvez présenter un ouvrage, un documentaire (etc.), mais la publicité hors du propos des forums est passible de sanctions (exclusion du forum)…
  • N’envoyez jamais de chaîne de courriels ou d’alerte aux virus (vrai ou faux …) ; le gestionnaire des forums passera l’alerte aux virus s’il considère que cela est nécessaire, et surtout après la vérification de la véracité de l’alerte. Vous pouvez vérifier si une alerte est un canulard ou non sur le site www.hoaxbuster.com, mais cela ne vous autorise pas pour autant à diffuser une alerte sur le Réseau Tela Botanica.

Le gestionnaire ou le propriétaire des forums se réserve le droit de supprimer quiconque d’un forum en cas d’infraction à ces règles.

Règles concernant le courrier électronique

  • Respectez les droits d’auteur des documents que vous reproduisez.
  • Si vous mettez une signature, veillez à ce qu’elle soit courte (qu’elle n’excède pas 4 lignes).
  • Donnez un sujet clair à vos courriels, afin d’en faciliter le tri et la lecture, et ne traitez que d’un sujet à la fois. Dès que dans une chaine de messages, le sujet change, modifiez le titre en conséquence.
  • Evitez de récopier inutilement l’intégralité du texte d’un courriel auquel vous répondez ; copiez uniquement la partie de texte concernant la réponse que vous y faites. Trop d’information tue l’information : si votre correspondant doit relire le mail qu’il vous a envoyé et y chercher des réponses noyées au milieu de son texte, il va perdre énormément de temps.
  • Les courriels ne garantissent pas plus la confidence des informations qu’une carte postale.
  • Lisez bien les questions, et efforcez-vous d’y répondre de façon précise et concise. N’envoyez pas aux gens de grandes quantités d’informations non sollicitées.
  • Utilisez sciemment les majuscules et minuscules ; l’utilisation abusive de majuscules donnent l’impression que vous hurlez.